การบริหารงานองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

การบริหารงานองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
Categories: การบริหารจัดการ
ระหว่างวันที่ 1-2 กันยายน 2554 มีโอกาสเข้าร่วมการประชุมวิชาการที่สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์จัดขึ้นในเรื่อง การบริหารงานห้องสมุดแบบมืออาชีพ (Professional Library Management) นับว่าเป็นโอกาสดีในชีวิตอีกครั้งที่ได้ฟังผู้มีประสบการณ์ในการบริหารแบบมืออาชีพจากหลายองค์กร โดยเฉพาะผู้บริหารจากบริษัทซีพี  และวิทยากรอีกหลายท่านที่เป็นแบบอย่างของผู้นำที่เต็มเปี่ยมไปด้วยพลัง เป็นผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จ  ดิฉันจึงนำความรู้ที่ได้จากการฟังบรรยายและจากเอกสารประกอบการบรรยายของวิทยากร  มาประมวลให้ทราบถึงการบริหารงานองค์กรแบบมืออาชีพ เพื่อให้ผู้สนใจที่ไม่มีโอกาสเข้ารับฟัง สามารถนำความรู้ไปใช้ในการบริหารงานห้องสมุดให้ประสบผลสำเร็จ
การบริหารองค์กรให้มีประสิทธิภาพ  ผู้บริหารควรปฏิบัติดังนี้
1.สร้างคนเก่ง
ปรัชญาและแนวคิดการสร้างคนเก่งของเจ้าสัวธนินทร์ เจียรวนนท์  ได้แก่ คนเก่งต้องการอำนาจ เกียรติ และ เงิน
-          อำนาจ :คนเก่งต้องมีเวที  มีอำนาจสำหรับใช้ในการแสดงความสามารถ
-          เกียรติ :คนเก่งต้องได้รับการยอมรับ
-          เงิน :ผลตอบแทนที่จูงใจ
องค์กรควรมีนโยบายพัฒนาคนเก่ง สร้างคนที่เก่งกว่าตนเองขึ้นมา เลือกคนให้ถูก ใช้คนให้เป็น
-          เลือกคนที่มีความรับผิดชอบสูง
-          เลือกคนที่มีความขยัน
-          เลือกคนที่มีความอดทน
-          เลือกคนที่มีความพยายามสูง
-          เลือกคนที่ไม่เห็นแก่ตัว
องค์ประกอบที่ทำให้คนเรามีความเจริญ  คือ ต้องมีโอกาส  ต้องมองจุดเด่นของผู้อื่น ต้องเป็นคนมีจิตใจให้อภัยไม่อาฆาต ต้องหาปมด้อยของตนเอง และต้องรู้จักเสียเปรียบ
2. มีกลยุทธ์การบริหารงาน   ประยุกต์ใช้เครื่องมือ Balances Scorecard  ศึกษาวิจัยหาความต้องการของลูกค้า
3. มีกลยุทธ์ในการบริหารงานคน  สร้างค่านิยม  สร้างวัฒนธรรมการสร้างคนเก่ง เครียมคนเก่ง  พัฒนาผู้นำในทุกระดับ หาตัวตายตัวแทน
มีปัจจัยที่จะกระตุ้นให้คนทำงาน   หัวหน้าต้องชื่นชม/ยกย่องลูกน้อง ต้องมีผลตอบแทนที่จูงใจ ทำงานแบบ TQM เชื่อมประสานงานให้กลมกลืน เหมือนการบรรเลงดนตรีวงออเคสตาร์ (Orchestra)
4. เป็นผู้ที่มีทักษะกระบวนการในการสร้างให้เกิดพลังอันยิ่งใหญ่ (Synergy Leaadership)จากบุคคลรอบตัว อันจะนำมาซึ่งความสำเร็จเกินเป้าหมาย
ลักษณะผู้นำที่จะสร้างลูกน้องให้เกิดพลัง
1.สื่อเป้าหมายอย่างชัดเจน  ต้องการให้ทำอะไรเพื่อให้ประสบผลสำเร็จอย่างไร
2.ดึงศักยภาพของลูกน้อง หัวหน้าต้องรู้ว่าลูกน้องแต่ละคนชำนาญด้านไหน วิเคราะห์ลูกน้องเพื่อดึงพลัง
3.ทำอะไรคิดถึงผลกระทบก่อน  เช่นจะเปลี่ยนแผนกลูกน้องต้องอธิบายสิ่งที่เขาจะได้รับ  ไม่ทำให้ลูกน้องรู้สึกว่าทำผิดจึงถูกปรับเปลี่ยนงานเป็นต้น
4.เข้ากันให้ได้  หัวหน้าต้องโน้มตัวเข้าหา จับมือไว้ แล้วไปด้วยกันเสมอ ทำอะไรให้ทำไปด้วยกัน
5.ให้กำลังใจลูกน้อง ให้รางวัลลูกน้อง ชื่นชม ยกย่องอย่างเสมอภาค
6.หัวหน้าต้องมีความคิดสร้างสรรค์ เพื่อจะได้คิดช่วยเหลือลูกน้องเมื่องานไม่ประสบผลสำเร็จตามที่กำหนดไว้  เปรียบเสมือนบินอยู่ที่สูงมองเห็นปัญหาที่งานไม่สำเร็จ และลงมาร่วมปฏิบัติเพื่อให้สำเร็จ ต้องลงมาคลุกกับงานด้วยถ้ามีความจำเป็นเพื่อให้งานบรรลุเป้าหมาย ต้องทำให้เห็น
7.ให้มาก ๆ ฟังมาก ๆ   พูดดี คิดดี และทำดี อย่าลืมว่าคนอื่น ๆ แม้จะไม่สามารถจดจำคำพูด หรือการกระทำที่เราทำหรือพูดกับเขาได้ แต่เขาจดจำความรู้สึกที่เกิดขึ้นจากคำพูดและการกระทำของหัวหน้าได้
8.หัวหน้าต้องจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีการสื่อสารที่รวดเร็ว  แก้ไขปัญหาเร็ว
9.ส่งลูกน้องไปอบรมเป็นกลุ่ม  หลีกเลี่ยงการส่งไปเพียงคนเดียวเพราะจะทำให้เกิดความเข้าใจผิด
10.ควรมีวิธีจัดการกับลูกน้องที่มีนิสัยส่วนตัวเป็นอุปสรรคในการทำงาน เช่นโทรศัพท์ส่วนตัวในเวลางานมาก หัวหน้าไม่ควรต่อว่านิสัยส่วนตัวเป็นลำดับแรก    ควรอธิบายและแจ้งวัตถุประสงค์ในการทำงานซึ่งหากลดอุปสรรคจะทำให้มีผลงานดีขึ้นเป็นต้น
11.หัวหน้าต้องควบคุมงาน  แต่การควบคุมต้องอย่าให้ลูกน้องรู้สึกถูกบีบบังคับ
นอกจากสร้างพลังจากลูกน้องแล้วยังต้องสร้างกับบุคคลรอบข้างเช่น
สร้างพลังจากหัวหน้า  ต้องเข้าใจเป้าหมายองค์กร  รู้เป้าหมายแผนก  เรียนรู้style หัวหน้า
สร้างพลังจากต่างแผนก  ต้องให้ความร่วมมือ  ไม่เข้าข้างลูกน้องตัวเองจนเกินไป
สร้างพลังจากลูกค้า รู้ความต้องการของผู้ใช้บริการ   ช่วยผู้ใช้บริการเสมอ
สร้างพลังจากครอบครัว ลดตัวตนเองลง
สร้างพลังจากบุคคลอื่น อย่าเอาเปรียบ มีความจริงใจ  พันธมิตรwin-win

5. ต้องมีการบริหารความเสี่ยง  ต้องประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในองค์กร โดยพิจารณาโอกาสและผลกระทบที่จะเกิดความเสี่ยงนั้น ๆ ว่าจะยอมรับได้หรือต้องจัดการกับความเสี่ยงนั้น ๆ เพราะความเสี่ยงนั้นอาจเกิดความเสียหายอย่างมาก เช่น  หากเกิดไฟไหม้ห้องสมุด จะมีความเสี่ยงสูงที่หนังสือจะไหม้หมด แม้โอกาสเกิดอาจมีน้อย  ผู้บริหารอาจตัดสินใจทำประกันภัย เป็นต้น
6. ต้องมีการคิดนวัตกรรม เพื่อให้ได้สินค้าและบริการใหม่  ลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย ลดเวลาทำงาน เพิ่มระดับความพึงพอใจ โดยองค์กรกระตุ้นบุคลากรในองค์กรทุกส่วนร่วมกันคิดนวัตกรรม เช่น จัดประกวดนวัตกรรม   ตัวอย่างการจัดประกวดนวัตกรรม ของบริษัทซีพีประจำแต่ละปี  มีโครงการได้รับรางวัล  ติ๋มซำ(เกี๊ยวกุ้ง) ทำไมต้องนึ่ง ทำให้บริษัทได้ผลิตภัณฑ์ใหม่ , โครงการบริษัทกำจัดผี  ทำให้บริษัทได้ร่วมกับคู่ค้าผลิต mp3 ถูกลิขสิทธิ์จำหน่าย , โครงการสะดวกบุญ  มีปฏิทินทำบุญเคาน์เตอร์เซอร์วิส ทำให้บริษัทเป็นองค์กรการกุศลในโลก โครงการข้าวเหนียวช่วยชาติ ทำให้ได้รูปแบบข้าวเหนียววางจำหน่ายและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น  นอกจากสร้างนวัตกรรมแล้วควรมีการประเมินผลลัพธ์ด้วย หากนวัตกรรมใดยังไม่แน่นอน เช่นยอดจำหน่ายขึ้น-ลง อาจจัดเป็นเพียงสิ่งประดิษฐ์เท่านั้น  นวัตกรรมคือ การเปลี่ยนแปลงสู่สิ่งใหม่ หรือปรับปรุงจากสิ่งเดิม ที่เกิดจากการนำความรู้และความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ซึ่งสามารถนำไปพัฒนาให้เกิดคุณค่าต่อลูกค้า องค์กร และสังคม
7. ต้องมีทักษะในการเจรจาต่อรอง  สถานการณ์การเจรจาต่อรองไม่ได้เกิดเฉพาะการจัดซื้อเท่านั้น แต่การเจรจาต่อรองจะเกิดได้ทุกเวลาเมื่อเกิดข้อขัดแย้ง ตกลงกันไม่ได้  ผู้บริหารควรมีกรอบคิดเน้นประโยชน์มากกว่าความถูกต้อง เน้นสิทธิมากกว่าอำนาจ เช่นหากผู้ปฏิบัติงานไม่ทำงานนอกเวลาทำการในเวลาเย็น หากมีความจำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จผู้บริหารอาจต่อรองให้มาปฏิบัติงานในช่วงเช้าก่อนเวลางานเป็นต้น  ควรเข้าใจความรู้สึกนึกคิดของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ควรสลับบทบาทคิดว่าหากตนอยู่ในสภาพของอีกฝ่ายหนึ่งจะเป็นอย่างไร เพื่อให้เกิดความเข้าใจและความรู้สึกดีต่อกัน ต้องสามารถควบคุมตนเอง มีวุฒิภาวะทางอารมณ์และทัศนคติที่ดี อดทนต่อความขัดแย้งและความคลุมเครือได้ ไม่เหนื่อย หรือเบื่อง่าย
8.ต้องมีการบริหารผลการปฏิบัติงาน  ซึ่งเป็นกระบวนการร่วมกันระหว่างฝ่ายบริหาร หัวหน้า และบุคลากรแต่ละคนในการบริหาร เพื่อให้ได้ผลการปฏิบัติงานที่ตอบสนองต่อเป้าหมาย และทิศทางขององค์กร เน้นการบริหารข้อตกลง มากกว่าการบริหารโดยคำสั่ง และเน้นพันธะความรับผิดชอบร่วมกันของบุคลากรที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

แหล่งที่มา:: http://lib.ku.ac.th/blog/?p=4391